Privalexx Ukraine

Тільки якщо ви обробляєте персональні дані осіб з ЄС або надаєте там послуги.

Існує ризик великих штрафів і втрати довіри європейських клієнтів та партнерів.

Так, навіть разові або спорадичні пропозиції можуть бути достатніми.

Негайно, як тільки ви підпадаєте під вимоги GDPR.

Ні, представник у ЄС – це інша роль, ніж уповноважена особа з питань захисту даних.

Представник в ЄС згідно з GDPR — це фізична або юридична особа, призначена компанією за межами ЄС для виконання функції центрального контактного пункту в Європейському Союзі. Представник в ЄС служить інтерфейсом між компанією, європейськими наглядовими органами захисту даних та суб’єктами даних, чиї персональні дані обробляються. Компанії, які не мають представництва в ЄС, але пропонують послуги громадянам ЄС або контролюють їхню поведінку, зазвичай повинні призначити представника в ЄС.

Представник в ЄС обробляє комунікацію з наглядовими органами захисту даних та суб’єктами даних щодо обробки даних. Вони забезпечують ведення необхідних документів, таких як реєстр операцій з обробки даних, надають інформацію про заходи захисту даних компанії та отримують запити згідно зі ст. 15 GDPR. Вони також підтримують компанію у дотриманні вимог GDPR та звітують про відповідні питання відповідним органам.

Зазвичай кожна компанія, яка пропонує послуги в ЄС або обробляє персональні дані громадян ЄС і не має представництва в ЄС, потребує лише одного представника в ЄС. Одного представника достатньо, якщо він належним чином уповноважений і може діяти як центральна контактна особа для всіх компетентних наглядових органів захисту даних постраждалих держав-членів ЄС.

Обов’язок призначити представника в ЄС застосовується до компаній без місцезнаходження в ЄС, які спеціально пропонують товари або послуги особам в ЄС або контролюють поведінку громадян ЄС. Це застосовується до постачальників інтернет-магазинів, цифрових послуг, а також аналітичних платформ та рекламних мереж, коли обробляються персональні дані осіб в ЄС.

Обов’язок призначення не застосовується, якщо обробка персональних даних є лише випадковою, не є широкою та не включає обробку чутливих даних згідно зі ст. 9 або даних про кримінальні правопорушення згідно зі ст. 10 GDPR. Аналогічно, органи влади та державні органи зазвичай звільнені від обов’язку призначити представника в ЄС.

Будь-яка фізична або юридична особа з місцем проживання або місцезнаходженням у державі-члені ЄС, де знаходяться суб’єкти даних, може бути призначена представником в ЄС. Вони повинні бути юридично уповноважені компанією обробляти комунікацію з органами та суб’єктами даних у зв’язку з GDPR. Власні працівники або зовнішні постачальники послуг можуть діяти як представники, за умови відсутності конфлікту інтересів.

Представник в ЄС зазвичай не несе відповідальності за порушення захисту даних самою компанією. Відповідальність за дотримання GDPR та правильну обробку даних повністю залишається за неєвропейською компанією. Представник діє виключно як контактна особа та комунікаційний інтерфейс для органів та суб’єктів даних.

Інспектор з захисту даних консультує компанію з усіх питань захисту даних, контролює дотримання GDPR та служить контактною особою всередині та зовні компанії. Представник в ЄС, з іншого боку, в першу чергу обробляє зовнішню комунікацію з наглядовими органами та суб’єктами даних для компаній без представництва в ЄС. Функції чітко розділені; однак одна особа може виконувати обидві ролі, якщо виконуються вимоги.

GDPR вимагає призначення інспектора з захисту даних, коли компанія широко обробляє персональні дані, коли задіяні спеціальні категорії даних згідно зі ст. 9 GDPR або коли відбувається регулярний та систематичний моніторинг. Цей обов’язок також застосовується до неєвропейських компаній, наскільки вони підпадають під сферу дії GDPR.

Суб’єкти даних мають всебічні права згідно з GDPR. Вони включають право на доступ до збережених персональних даних, виправлення неточної інформації, видалення, обмеження обробки, заперечення проти обробки даних та право на переносимість даних. Якщо будь-яке з цих прав реалізується, компанія повинна відповісти оперативно та надати прозору інформацію про обробку даних, яка відбулася.

Privacy Shield — це угода між ЄС, Швейцарією та США, яка має на меті забезпечити безпечний обмін персональними даними. Вона захищає дані громадян ЄС та Швейцарії, коли вони обробляються американськими компаніями. Рамкова угода містить обов’язкові стандарти захисту даних та механізми контролю. Компанії-учасниці повинні пройти самосертифікацію та бути внесені до так званого Списку Privacy Shield. Дотримання контролюється органами захисту даних США та ЄС, які можуть накладати санкції у разі порушень.

Компанії, які приєднуються до Privacy Shield, повинні впровадити широкі заходи захисту даних. Вони включають чіткі повідомлення про конфіденційність, обмеження щодо використання персональних даних та заходи безпеки для їх захисту. Прозорість є важливою: компанії повинні інформувати зацікавлених осіб про те, як обробляються їхні дані, та надавати їм певні права. Компанії-учасниці зобов’язуються співпрацювати з органами захисту даних та оперативно розглядати скарги. Дотримання перевіряється щорічно через Список Privacy Shield.

Українські компанії, які пропонують продукти або послуги на ринку ЄС або обробляють дані громадян ЄС, зазвичай потребують представника в ЄС відповідно до ст. 27 GDPR. Вони повинні ознайомитися з принципами GDPR, впровадити заходи захисту даних та забезпечити права суб’єктів даних. Рекомендується обрати досвідченого партнера або консультанта з захисту даних для забезпечення правової відповідності. Для передачі даних до США також необхідно забезпечити дотримання стандартів Privacy Shield або альтернативних механізмів.

Громадянам ЄС надаються численні права згідно з Privacy Shield: вони можуть дізнатися, які дані обробляються та з якою метою, вони мають право на доступ, виправлення та видалення своїх даних, а також можуть заперечувати проти обробки. Скарги можна подавати до компетентних органів захисту даних. Також існують можливості для незалежного вирішення спорів та, у виняткових випадках, арбітражу. Список компаній-учасниць США можна знайти у Списку Privacy Shield.

Компанії, які бажають брати участь у Privacy Shield, повинні проходити самосертифікацію щорічно. Реєстрація здійснюється через офіційний онлайн-портал, де декларується та перевіряється дотримання всіх вимог щодо захисту даних (самосертифікація). Компанії зобов’язуються дотримуватися вимог угоди та потім публічно вносяться до Списку Privacy Shield. Органи США регулярно контролюють надану інформацію, вимагаючи виправлень у разі порушень або виключаючи компанії.

Органи захисту даних, які також називаються органами захисту даних, контролюють дотримання вимог Privacy Shield та служать контактним пунктом для постраждалих осіб з ЄС та Швейцарії. Вони розглядають скарги на компанії, виступають посередниками у спорах та можуть накладати санкції. Крім того, вони співпрацюють з органами США у забезпеченні прав на захист даних. Органи також надають регулярні оновлення щодо рішень та підтримують компанії з питань участі.

Американські компанії, які беруть участь у Privacy Shield, повинні дотримуватися всебічних правил захисту даних. Це включає прозорість в обробці даних, впровадження технічних та організаційних заходів безпеки для персональних даних та забезпечення прав громадян ЄС та Швейцарії. Вхідні скарги повинні розглядатися оперативно. Компанії повинні щорічно поновлювати свою самосертифікацію та залишатися публічно внесеними до Списку Privacy Shield. У разі порушень можуть бути розпочаті розслідування, а компанії можуть бути виключені з програми.

Передача даних з ЄС або Швейцарії в Україну захищається через Privacy Shield, за умови, що українська компанія-отримувач пройшла самосертифікацію та внесена до Списку Privacy Shield. Ці компанії зобов’язуються дотримуватися європейських стандартів захисту даних та залишаються під наглядом українських та європейських органів захисту даних. Якщо дані передаються несертифікованим компаніям, потрібні альтернативні механізми безпеки — такі як стандартні договірні застереження.

Недотримання стандартів захисту даних, що вимагаються Privacy Shield та GDPR, може призвести до серйозних наслідків. Компанії ризикують штрафами, правовими санкціями та видаленням зі Списку Privacy Shield. Постраждалі особи також можуть вимагати компенсації та подавати скарги до органів захисту даних. Часто слідує втрата довіри клієнтів та ділових партнерів, що потенційно може спричинити фінансові збитки.

Для законного виходу на ринок ЄС українські компанії повинні спочатку проаналізувати вимоги GDPR та розробити ефективну концепцію захисту даних. Призначення представника в ЄС відповідно до ст. 27 GDPR є обов’язковим, якщо компанія не має представництва в ЄС. Дотримання міжнародних рамок захисту даних, таких як Privacy Shield (де застосовується), також є важливим для передачі даних. Професійна консультація та регулярне узгодження з оновленими вимогами органів захисту даних забезпечують додаткову правову безпеку.

Реєстр операцій з обробки даних — це структурована документація всіх процесів у компанії, в яких персональні дані збираються, зберігаються, змінюються або розкриваються. Він становить центральну основу для відповідності GDPR та робить прозорим, які дані обробляються з якою метою, хто є відповідальним, на якій правовій підставі це відбувається та які технічні та організаційні заходи забезпечують захист даних. Реєстр повинен бути наданий органам захисту даних на запит у будь-який час.

Реєстр операцій з обробки даних можна створити за кілька кроків: спочатку зафіксуйте всі операції з обробки персональних даних у компанії. Потім задокументуйте для кожної операції мету, категорії даних, суб’єктів даних, одержувачів, терміни зберігання та технічні й організаційні заходи безпеки. GDPR вимагає регулярних оновлень. Створення може бути виконано вручну, за допомогою спеціалізованих інструментів захисту даних або із залученням експерта з захисту даних.

Персональні дані — це будь-яка інформація, що стосується ідентифікованої або ідентифікованої особи. Це включає імена, адреси, адреси електронної пошти, номери телефонів, дати народження, а також дані про місцезнаходження, онлайн-ідентифікатори та спеціальні категорії, такі як дані про здоров’я. Як тільки існує зв’язок з особою — прямо чи опосередковано — дані підпадають під захист GDPR і повинні бути належним чином захищені та задокументовані.

Винятки щодо обов’язку ведення реєстру існують для компаній з менш ніж 250 працівниками, за умови, що обробка є лише випадковою, не існує особливих ризиків для прав та свобод суб’єктів даних та не обробляються чутливі або кримінально релевантні дані. Якщо дані обробляються регулярно або існують особливі ризики, виняток не застосовується, і реєстр все одно повинен вестися.

Прозоро ведений реєстр операцій з обробки даних зміцнює довіру партнерів та клієнтів, демонструючи відповідність GDPR та відповідальне поводження з персональними даними. Компанії, які відкрито повідомляють про свої заходи захисту даних, можуть стратегічно використовувати це для позитивного іміджу та відрізнятися від конкурентів. Таким чином, захист даних стає чітким, достовірним компонентом корпоративної комунікації.

У реєстрі операцій з обробки даних повинні бути задокументовані всі заходи, які забезпечують захист персональних даних. Вони включають контроль доступу, шифрування, резервне копіювання даних, ведення журналів, навчання працівників, процедури автентифікації та організаційні політики. Документація повинна описувати, як мінімізуються ризики та практично впроваджуються вимоги GDPR. Також повинні бути включені процедури надзвичайних ситуацій та відновлення.

Право на переносимість даних є центральним правом суб’єкта даних згідно з Загальним регламентом захисту даних (GDPR). Воно дає змогу суб’єктам даних отримувати свої персональні дані, які вони надали компанії, у структурованому, широко використовуваному та машиночитаному форматі. Вони також можуть вимагати, щоб дані були передані безпосередньо іншому контролеру. Метою є посилення контролю користувачів над своїми даними та забезпечення легкого переходу між постачальниками послуг.

Переносимість даних регулюється Загальним регламентом захисту даних, зокрема статтею 20 GDPR. Це право доповнює та конкретизує права суб’єктів даних у європейському законодавстві про захист даних. Право існує завжди, коли обробка персональних даних є автоматизованою та базується або на згоді, або на договорі. Це доповнюється загальними принципами GDPR, такими як законність, прозорість та безпека при передачі даних.

Право на переносимість даних дає суб’єктам даних можливість безпосередньо передавати або передавати свої персональні дані. На відміну від цього, право доступу лише дозволяє перегляд збережених даних, а право на видалення вимагає видалення даних. Таким чином, переносимість даних вимагає механізму передачі та служить конкуренції, а також автономії користувачів.

Суб’єкти даних можуть реалізувати своє право на переносимість даних безпосередньо з контролером, наприклад, електронною поштою або через надану контактну форму, вказавши, які персональні дані повинні бути передані та куди. Компанія повинна відповісти протягом одного місяця та надати дані у вказаному форматі або передати їх третій стороні, за умови відсутності юридичних заперечень.

Передача даних не дозволяється, якщо вона порушить права та свободи інших осіб. Особливу увагу слід приділяти комерційним таємницям, а також захисту даних та конфіденційності третіх осіб. Право на переносимість даних не повинно призводити до порушення законних інтересів компаній або третіх осіб. Ці захисні механізми прямо передбачені в GDPR.

Порушення права на переносимість даних можуть каратися значними штрафами згідно з GDPR. Залежно від серйозності порушення, можливі штрафи до 20 мільйонів євро або 4% від світового річного обороту. Крім того, можуть виникнути репутаційні збитки та втрата довіри клієнтів та ділових партнерів. Тому відповідальне поводження з персональними даними є важливим.

Закон України про захист даних регулює поводження з персональними даними з 2010 року та встановлює вимоги до їх збору, обробки та зберігання. Кілька законодавчих змін — останні коригування до вимог GDPR — забезпечують постійне узгодження з європейськими стандартами. Закон розрізняє різні категорії даних, передбачає зобов’язання для контролерів та обробників даних та визначає індивідуальні права суб’єктів даних. Закон про захист даних доповнюється положеннями про безпеку даних, реєстр операцій з обробки даних та спеціальними положеннями для електронної комунікації.

Персональні дані — це будь-яка інформація, що стосується ідентифікованої або ідентифікованої фізичної особи, така як імена, контактні дані, дата народження або адреси. Чутливі дані стосуються особливо захищеної інформації, включаючи дані про здоров’я, етнічне походження, політичні погляди, релігійні переконання або біометричні дані. Обробка таких даних дозволяється лише за суворіших умов відповідно до українського закону про захист даних та GDPR, щоб послідовно захищати право на приватність.

вживає заходів у разі порушень законМоніторинг та забезпечення виконання закону про захист даних в Україні здійснює Уповноважений Верховної Ради України з прав людини. Орган розглядає скарги, контролює компанії щодо дотримання захисту персональних даних та одавства. Для компаній Уповноважений служить центральним контактним пунктом для з’ясування питань захисту даних і є порівнянним з європейським наглядовим органом згідно з GDPR.

Чинний український закон про захист даних вимагає реєстрації певних операцій з обробки даних високого ризику, особливо коли обробляються чутливі дані. Повідомлення повинно бути надіслано Уповноваженому до початку обробки. Це включає інформацію про реєстр операцій з обробки даних, категорію даних та технічні й організаційні заходи. Обов’язок систематичної реєстрації всіх операцій з обробки, як передбачено GDPR, ще не існує в Україні для всіх компаній.

Призначення інспектора з захисту даних не є обов’язковим для кожної компанії згідно з українським законом про захист даних, але може стати обов’язковим у випадках широкої обробки чутливих персональних даних. Завдання включають моніторинг дотримання законодавчих вимог, консультування щодо технічних та організаційних заходів та спілкування з наглядовим органом та суб’єктами даних. Ролі та обов’язки подібні до вимог GDPR.

Для законної обробки персональних даних в Україні зазвичай потрібна згода суб’єкта даних, якщо не існує іншої правової підстави. Згода повинна бути конкретною, інформованою та добровільною. Обов’язково чітко вказати мету обробки даних. Компанії, які надсилають маркетингові електронні листи, наприклад, повинні отримати окрему згоду. Стандарти GDPR щодо прозорості та можливості відкликання все частіше зустрічаються в українському законі про захист даних.

Транскордонна передача персональних даних з України дозволяється лише за певних умов. Країни-одержувачі повинні забезпечувати адекватний рівень захисту даних або надавати відповідні гарантії, подібно до положень GDPR. Для передачі даних до Європейського Союзу високий рівень захисту є передумовою. Компанії повинні документувати гарантії, особливо для глобальних потоків даних або передач за межі ЄС.

Український закон про захист даних вимагає, щоб персональні дані були захищені відповідними технічними та організаційними заходами. Вони включають захист від несанкціонованого доступу, забезпечення цілісності та конфіденційності та регулярний огляд ІТ-систем. Компанії повинні вести актуальний реєстр операцій з обробки даних, проводити навчання працівників та суворо регулювати доступ до систем відповідно до захисту даних. Ці вимоги базуються на стандартах GDPR.

У разі порушення даних компанії повинні, за певних умов відповідно до українського законодавства, подати повідомлення Уповноваженому та проінформувати постраждалих осіб. Цей обов’язок існує особливо тоді, коли існує ризик для прав або свобод суб’єктів даних. Повідомлення повинно бути зроблено без затримки та включати інформацію про характер порушення, постраждалі дані та вжиті контрзаходи.

Забезпечення виконання закону про захист даних в Україні здійснюється Уповноваженим та судами. У разі порушень можуть бути накладені штрафи, розпорядження про зміну обробки або тимчасові заборони. Рівень санкцій базується на серйозності порушення та типі постраждалих персональних даних. Крім того, можуть виникнути цивільні позови постраждалих осіб про відшкодування збитків. Структура санкцій поступово узгоджується з практикою GDPR.

Технічні та організаційні заходи (ТОМ) — це захисні заходи, які компанії повинні вживати відповідно до GDPR для захисту персональних даних. Вони включають як технічні заходи, такі як шифрування, брандмауери та обмеження доступу, так і організаційні заходи, такі як внутрішні політики, розподіл відповідальності та навчання працівників. Метою ТОМ є забезпечення належного рівня захисту даних і безпеки та відповідність вимогам GDPR. ТОМ необхідно адаптувати до розміру компанії та рівня ризиків, а також регулярно переглядати.

До технічних заходів у рамках ТОМ належать, зокрема, технології шифрування, брандмауери, обмеження доступу, двофакторна аутентифікація, регулярне оновлення програмного забезпечення та надійні паролі. Також важливими є захист мереж, автоматичне резервне копіювання даних і фізичний захист серверних приміщень та ІТ-інфраструктури. Ці заходи забезпечують ефективний захист персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати даних або їх маніпуляцій, гарантуючи стійку безпеку даних.

Організаційні заходи включають впровадження та виконання внутрішніх політик захисту даних, чітке визначення відповідальності, регулярне навчання працівників, а також моніторинг і документування процесів, пов’язаних із захистом даних. До них також належать управління договорами про обробку даних і проведення оцінки впливу на захист даних. Метою організаційних заходів є забезпечення дотримання вимог щодо захисту даних у повсякденній діяльності компанії та гарантування відповідності GDPR.

Для впровадження ТОМ відповідно до GDPR компанії спочатку повинні провести аналіз ризиків, визначити відповідні захисні заходи та впровадити їх залежно від конкретної ситуації з ризиками. Важливими є чітке документування всіх заходів, регулярна перевірка їхньої ефективності та постійне пристосування до нових технічних і законодавчих змін. Підвищення обізнаності та навчання працівників є ключовими для сталого закріплення захисту даних і безпеки в компанії.

GDPR зобов’язує компанії ретельно документувати всі вжиті технічні та організаційні заходи. Документація повинна детально описувати сучасний рівень технологій, цілі захисту, відповідальності та інтервали перевірки. Ці документи необхідно надавати на запит європейських органів із захисту даних. Повноцінна документація є доказом того, що компанія виконала свої зобов’язання щодо підзвітності та забезпечила відповідність GDPR у реалізації безпеки даних.

Принцип пропорційності передбачає, що обсяг і інтенсивність технічних та організаційних заходів мають бути адаптовані до характеру, обсягу, контексту та цілей обробки даних, а також до ризиків для прав осіб, чиї дані обробляються. Компанії повинні обирати заходи, які належним і економічно виправданим чином забезпечують захист персональних даних. Слід уникати надмірних або недостатніх заходів, щоб забезпечити ефективну та орієнтовану на ризики безпеку даних.

Аналіз ризиків оцінює можливі загрози та ризики під час обробки персональних даних. Компанії повинні проаналізувати, які дані обробляються, наскільки вони чутливі та які потенційні загрози існують. На основі цієї оцінки обираються відповідні технічні та організаційні заходи для мінімізації виявлених ризиків. Аналіз ризиків слід регулярно повторювати, особливо при змінах у процесі обробки даних або в діяльності компанії.

Відповідальність за впровадження та моніторинг ТОМ лежить на керівництві компанії. Часто призначається відповідальний за захист даних, який координує та контролює дотримання заходів, сумісних із GDPR. Окремі підрозділи також повинні бути залучені до впровадження, щоб забезпечити комплексну безпеку даних. Керівництво компанії в кінцевому підсумку несе відповідальність перед наглядовими органами та має забезпечити належне впровадження заходів із захисту даних.

Порушення обов’язку впровадження належних технічних та організаційних заходів може призвести до значних штрафів. GDPR передбачає штрафи до 20 мільйонів євро або 4% від глобального річного доходу. Крім того, можливі репутаційні втрати, претензії щодо відповідальності та втрата довіри клієнтів. Тому важливо послідовно впроваджувати захист даних і безпеку в компанії та належним чином дотримуватися всіх вимог.

Прикладами технічних заходів є шифрування даних, брандмауери, контроль доступу, антивірусні програми та безпечні мережі Wi-Fi. Організаційні заходи включають встановлення чітких прав доступу, проведення тренінгів із захисту даних, створення планів реагування на надзвичайні ситуації та видалення даних, а також регулярний аудит наявних заходів. Разом ці заходи дозволяють ефективно та стабільно виконувати вимоги GDPR у компанії та забезпечувати високий рівень захисту даних.

Обов’язкові корпоративні правила (BCR) — це обов’язкові правила захисту даних, які міжнародні компанії застосовують для внутрішнього поводження з персональними даними з ЄС. Вони визначають обов’язкові стандарти захисту даних, коли дані передаються в межах корпоративної групи, наприклад, між філіями в різних країнах. BCR затверджуються органами із захисту даних і замінюють стандартні договірні положення або інші механізми для міжнародної передачі даних у межах концерну. Метою є забезпечення однаково високого рівня захисту даних незалежно від місця розташування.

Обов’язкові корпоративні правила дозволяють здійснювати юридично безпечну міжнародну передачу даних у межах концерну, зокрема за межі ЄС. Вони встановлюють обов’язкові правила захисту даних для всіх пов’язаних компаній по всьому світу. Після затвердження BCR дані можуть передаватися, наприклад, з ЄС до країн, таких як США чи Україна, без порушення GDPR. Передумовою є те, що всі філії дотримуються однакових принципів захисту даних.

Обов’язкові корпоративні правила пропонують компаніям єдине, загальногрупове рішення для захисту персональних даних під час внутрішніх передач. Вони підвищують юридичну впевненість, спрощують процеси та зміцнюють довіру бізнес-партнерів і клієнтів до захисту даних компанії. Компанії також отримують конкурентні переваги, позиціонуючи себе як такі, що відповідають GDPR, перед органами влади та клієнтами. BCR зменшують адміністративне навантаження порівняно з окремими стандартними договірними положеннями для кожної передачі даних.

Обов’язкові корпоративні правила призначені для міжнародних корпоративних груп або концернів, чиї підрозділи передають персональні дані з ЄС або Європейського економічного простору (ЄЕП) один одному. Українські концерни або інші компанії поза ЄС без представництва в ЄС також можуть використовувати BCR, якщо вони регулярно обробляють персональні дані громадян ЄС у межах концерну та хочуть продемонструвати, що ці передачі відповідають вимогам захисту даних.

Обов’язкові корпоративні правила потребують затвердження компетентними європейськими органами із захисту даних. Компанії подають свої BCR разом із вичерпними доказами впровадження до провідного органу нагляду за захистом даних, який перевіряє відповідність вимогам GDPR. Після позитивної оцінки проводиться консультація з іншими зацікавленими органами в рамках так званого механізму узгодженості. Лише після офіційного затвердження BCR стають юридичною основою для внутрішньоконцернових передач даних.

Компанії повинні впровадити детальні принципи захисту даних у рамках Обов’язкових корпоративних правил, зокрема зобов’язання щодо прозорості, права суб’єктів даних, заходи безпеки, а також можливості відповідальності та правозастосування для осіб, яких це стосується. Крім того, потрібна процедура регулярного перегляду та оновлення правил. Усі працівники повинні пройти навчання. BCR мають бути обов’язковими для кожної компанії концерну та забезпечувати можливість правозастосування, зокрема для громадян ЄС.

Обов’язкові корпоративні правила гарантують, що персональні дані громадян ЄС обробляються за межами ЄС відповідно до стандартів GDPR. Вони зобов’язують усі залучені підрозділи концерну впроваджувати технічні та організаційні заходи захисту даних, виконувати інформаційні зобов’язання перед суб’єктами даних і гарантувати права суб’єктів даних, такі як доступ або видалення. Завдяки внутрішнім механізмам аудиту та правозастосовним правам для суб’єктів даних високий рівень захисту даних зберігається навіть при міжнародних передачах даних.

На відміну від стандартних договірних положень або Privacy Shield, Обов’язкові корпоративні правила розроблені спеціально для внутрішньоконцернових передач даних. Вони є обов’язковими для всіх частин компанії по всьому світу. У той час як окремі механізми, такі як стандартні договірні положення, необхідно укладати окремо для кожної передачі даних, BCR пропонують єдине, загальногрупове рішення. Вони адаптовані до концерну, складніші у впровадженні, але забезпечують стійкий, гнучкий і юридично відповідний рамки.

Обов’язкові корпоративні правила особливо актуальні, коли персональні дані передаються в межах концерну, наприклад, українським концернам або філіям. Оскільки Україна не входить до ЄС і не має рішення про адекватність, для передачі даних потрібні особливі гарантії. BCR забезпечують дотримання стандартів захисту даних ЄС навіть при передачах в Україну. Вони надають юридичну впевненість і допомагають компаніям уникнути штрафів і санкцій.

Компанії починають з аналізу всіх внутрішніх потоків даних і бізнес-підрозділів, залучених до міжнародних передач даних. Далі розробляються обов’язкові правила захисту даних для всього концерну, які відповідають вимогам GDPR. Встановлюються внутрішні процеси, навчання та механізми контролю. Після створення та внутрішнього узгодження BCR вони подаються на затвердження до провідного органу із захисту даних ЄС. Лише після завершення процедури BCR можуть використовуватися як основа для внутрішньоконцернових передач даних.

Управління відповідністю охоплює всі заходи та процеси, за допомогою яких компанії забезпечують дотримання внутрішніх правил і зовнішніх законодавчих вимог, таких як GDPR або NIS2. Це особливо актуально для компаній за межами ЄС, які обробляють персональні дані громадян Європи або надають послуги в межах ЄС. Ефективне управління відповідністю захищає від високих штрафів, репутаційних збитків і юридичних ризиків. Крім того, воно створює внутрішню ясність і підвищує довіру клієнтів та партнерів.

Компанії без зареєстрованого офісу в ЄС, які обробляють дані громадян ЄС, повинні, зокрема, відповідати вимогам Загального регламенту захисту даних (GDPR). Крім того, можуть застосовуватися інші норми, такі як Директива NIS2 щодо ІТ-безпеки або Закон про ІТ-безпеку 2.0. Дотримання цих законів є важливим для забезпечення юридично безпечного поводження з персональними даними та ІТ-інфраструктурою.

Система управління відповідністю забезпечує дотримання всіх відповідних норм безпеки даних і захисту даних. Вона виявляє ризики, визначає чіткі інструкції з дій і забезпечує впровадження заходів, таких як шифрування, обмеження доступу та регулярні аудити. Це допомагає запобігти втраті даних і порушенням захисту даних відповідно до GDPR або NIS2, створюючи міцну основу для сталого забезпечення безпеки даних.

Офіцер з відповідності відповідає за нагляд і управління всіма процесами відповідності. Він забезпечує дотримання чинних норм, раннє виявлення ризиків і проведення навчань із захисту даних та безпеки даних. Крім того, він виступає контактною особою для органів влади та підтримує керівництво в реалізації нових законодавчих вимог, таких як GDPR або Директива NIS2.

Безперервний моніторинг здійснюється через регулярні внутрішні аудити, автоматизовані системи контролю та постійні аналіз ризиків. Офіцер з відповідності постійно перевіряє, чи відповідають працівники та процеси законодавчим нормам, таким як GDPR або NIS2. Відхилення документуються, аналізуються та оперативно усуваються, щоб своєчасно виявляти та запобігати порушенням відповідності.

Недотримання відповідності, тобто ігнорування законодавчих норм, таких як GDPR або NIS2, тягне за собою значні ризики. Можливі наслідки включають високі штрафи, вимоги щодо компенсації, кримінальні санкції та втрату репутації на ринку. Крім того, існує ризик відмови від співпраці з боку бізнес-партнерів і клієнтів. Ефективне управління відповідністю цілеспрямовано захищає компанії від цих ризиків.

Система повідомлення про порушення дозволяє працівникам і зовнішнім партнерам анонімно та безпечно повідомляти про порушення відповідності або підозри. Це сприяє відкритій корпоративній культурі та забезпечує раннє виявлення та усунення помилок або недоліків. Це зміцнює юридичну впевненість, покращує безпеку даних і значно сприяє успішному виконанню вимог відповідності.

Спочатку проводиться детальний аналіз ризиків, за яким слідує створення та впровадження політик відповідно до GDPR і NIS2. Регулярні навчання, залучення офіцера з відповідності, створення системи повідомлення про порушення та впровадження CMS є іншими важливими кроками. Постійний моніторинг і адаптація процесів забезпечують сталу відповідність і довгостроковий захист цінностей компанії.

Повідомлення про порушення відповідності зазвичай здійснюються через захищені електронні системи повідомлення. Ці системи розроблені для захисту особи повідомника. Повідомлення передаються зашифровано та обробляються конфіденційно. Внутрішній відділ відповідності або призначений офіцер з відповідності негайно розглядає кожен випадок і вживає необхідних заходів для усунення порушень.

Compliance as a Service звільняє компанії, передаючи ключові завдання, пов’язані з управлінням відповідністю, впровадженням GDPR і безпекою даних, зовнішнім спеціалістам. Малі та середні підприємства отримують вигоду від актуальних знань, ефективніших процесів і менших зусиль. Професійний постачальник CaaS забезпечує постійне виконання законодавчих вимог, мінімізуючи ризики відповідності та операційні навантаження.

Навчання з GDPR ознайомлює компанії та їхніх працівників із ключовими юридичними вимогами Загального регламенту захисту даних (GDPR). Метою є сприяння розумінню та практичному впровадженню захисту даних під час обробки персональних даних. Навчання охоплює відповідні обов’язки, права суб’єктів даних, технічні та організаційні заходи, а також типові ризики. Особливо для компаній за межами ЄС, які працюють із даними ЄС, ґрунтовне навчання з GDPR є важливим для забезпечення відповідності та мінімізації юридичних ризиків.

Українські команди, які обробляють персональні дані громадян ЄС або пропонують продукти чи послуги на ринку ЄС, підпадають під вимоги GDPR. Навчання з GDPR допомагають краще зрозуміти юридичні зобов’язання та забезпечити відповідність усіх процесів вимогам захисту даних. Цілеспрямоване навчання знижує ризик порушень і штрафів, а також сприяє довірі бізнес-партнерів і клієнтів до практики захисту даних компанії.

Електронне навчання з GDPR зазвичай надається через онлайн-платформи. Учасники отримують доступ до інтерактивних навчальних модулів, відео або вікторин, які можна проходити гнучко та незалежно від місця розташування. Це дозволяє вивчати матеріали індивідуально, а прогрес часто автоматично документується. Рішення для електронного навчання особливо корисні для команд у різних країнах, таких як Україна, оскільки вони забезпечують швидкий доступ до актуальної інформації про захист даних.

Навчання з GDPR охоплює основні поняття Загального регламенту захисту даних, обов’язки контролерів і обробників даних, права суб’єктів даних, основи технічних і організаційних заходів, обов’язки щодо повідомлення про порушення захисту даних, а також практичні приклади застосування. Додатково розглядаються галузеві особливості та актуальні зміни, такі як використання інструментів електронного навчання. Керівники отримують поглиблені знання про відповідальність і управління процесами захисту даних.

Тривалість онлайн-навчання з GDPR залежить від курсу та цільової аудиторії. Компактні курси електронного навчання для працівників зазвичай можна пройти за 1–2 години. Комплексні навчання для керівників або спеціалізованих сфер можуть включати кілька модулів і загалом займати від 4 до 8 годин. Гнучка структура дозволяє кожному члену команди проходити курс у власному темпі.

Онлайн-навчання з GDPR забезпечує гнучкість у часі та просторі, дозволяючи командам, наприклад, в Україні, проходити навчання незалежно від місця розташування. Вміст доступний у будь-який час і може бути повторений за потреби. Електронне навчання також полегшує інтеграцію нових працівників і документування прогресу навчання. Компанії отримують вигоду від нижчих витрат, швидшого впровадження та кращої адаптації до специфічних потреб, наприклад, для керівників.

Ефективність навчання з GDPR можна оцінити за допомогою тестів знань, практичних вправ і автоматичних перевірок прогресу в електронному навчанні. Компанії отримують звіти про участь, прогрес і результати тестів. Крім того, практичні завдання або контрольні запитання надають можливості для закріплення отриманих знань і їх застосування в реальних робочих ситуаціях, що дозволяє перевірити, чи зрозумілі та застосовані матеріали.

Для онлайн-навчання з GDPR учасникам потрібен комп’ютер, планшет або смартфон із доступом до Інтернету та сучасний браузер. Стабільне підключення до Інтернету забезпечує безперебійний доступ до навчальних платформ. Залежно від постачальника, використання навушників або динаміків може бути корисним для аудіовмісту. Додаткове програмне забезпечення зазвичай не потрібне, що дозволяє українським командам легко розпочати навчання.

Так, спеціальні навчання з GDPR для керівників зосереджені на особливих вимогах і відповідальностях у керівних ролях. Теми включають відповідальність, розробку та впровадження стратегій захисту даних, моніторинг дотримання вимог і поводження з порушеннями захисту даних. Завдяки цільовим модулям електронного навчання керівники отримують підтримку в керуванні працівниками та зміцненні відповідності захисту даних у компанії.

Для українських команд навчання з GDPR адаптується мовно та культурно. Вміст надається українською мовою та враховує культурні особливості, типові робочі процеси та практичні приклади з українського контексту. Це забезпечує, що електронне навчання є не лише юридично правильним, але й зрозумілим і мотивуючим для учасників, сприяючи сталому успіху в навчанні.