Privalexx Ukraine

Nur wenn Sie personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten oder dort Leistungen anbieten.

Es drohen hohe Bußgelder sowie Vertrauensverlust bei europäischen Kunden und Partnern

Ja, bereits einmalige oder sporadische Angebote können ausreichen.

Unverzüglich, sobald Sie unter die Vorgaben der DSGVO fallen.

Nein, ein EU-Vertreter ist eine andere Rolle als der Datenschutzbeauftragte (Data Protection Officer).

Ein EU-Vertreter nach der DSGVO ist eine natürliche oder juristische Person, die von einem Unternehmen außerhalb der EU beauftragt wird, in der Europäischen Union als zentrale Anlaufstelle zu handeln. Der EU-Vertreter dient als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen, den europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden und betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Unternehmen, die keine Niederlassung in der EU haben, aber Leistungen für EU-Bürger anbieten oder deren Verhalten beobachten, müssen in der Regel einen EU-Vertreter benennen.

Der EU-Vertreter übernimmt die Kommunikation mit Datenschutzaufsichtsbehörden und betroffenen Personen bezüglich der Datenverarbeitung. Er stellt sicher, dass erforderliche Unterlagen wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereitgehalten werden, vermittelt Auskünfte zu den Datenschutzmaßnahmen des Unternehmens und nimmt Anfragen nach Art. 15 DSGVO entgegen. Außerdem unterstützt er das Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-Anforderungen und berichtet über entsprechende Vorgänge an die jeweiligen Behörden.

In der Regel benötigt jedes Unternehmen, das Dienste im EU-Raum anbietet oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet und keine Niederlassung in der EU besitzt, nur einen EU-Vertreter. Ein einziger Vertreter genügt, wenn er ausreichend bevollmächtigt ist und als zentrale Kontaktperson für alle zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden der betroffenen EU-Mitgliedstaaten agieren kann.

Die Pflicht zur Bestellung eines EU-Vertreters betrifft Unternehmen ohne Sitz in der EU, die Waren oder Dienstleistungen gezielt an Personen in der EU anbieten oder das Verhalten von EU-Bürgern beobachten. Das gilt sowohl für Anbieter von Onlineshops, digitale Dienste, als auch für Analyseplattformen und Werbenetzwerke, wenn hierbei personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet werden.

Die Bestellpflicht entfällt, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten nur gelegentlich erfolgt, nicht weitreichend ist und keine Verarbeitung sensibler Daten nach Art. 9 oder Daten zu Straftaten nach Art. 10 DSGVO umfasst. Ebenso sind Behörden und öffentliche Stellen von der Pflicht zur Benennung eines EU-Vertreters in der Regel ausgenommen.

Als EU-Vertreter kann jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem EU-Mitgliedstaat benannt werden, in dem sich die betroffenen Personen befinden. Sie muss rechtsverbindlich vom Unternehmen beauftragt werden, die Kommunikation mit Behörden und Betroffenen im Zusammenhang mit der DSGVO zu übernehmen. Eigene Mitarbeiter oder externe Dienstleister können als Vertreter fungieren, sofern keine Interessenskonflikte bestehen.

Der EU-Vertreter haftet grundsätzlich nicht für Datenschutzverstöße des Unternehmens selbst. Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO und korrekte Datenverarbeitung bleibt vollständig beim nicht-europäischen Unternehmen. Der Vertreter fungiert ausschließlich als Ansprechpartner und Kommunikationsschnittstelle für Behörden und betroffene Personen.

Der Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen in allen Fragen rund um Datenschutz, überwacht die Einhaltung der DSGVO und ist intern wie extern Ansprechpartner. Ein EU-Vertreter hingegen übernimmt vor allem die externe Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen für Unternehmen ohne EU-Niederlassung. Die Funktionen sind klar voneinander getrennt; eine Person kann jedoch beide Rollen übernehmen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Die DSGVO verpflichtet zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, wenn im Unternehmen umfangreich personenbezogene Daten verarbeitet werden, Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO betroffen sind oder eine regelmäßige und systematische Überwachung erfolgt. Diese Pflicht gilt auch für außereuropäische Unternehmen, soweit sie den Anwendungsbereich der DSGVO erfüllen.

Betroffene Personen haben umfassende Rechte nach der DSGVO. Dazu zählen das Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten, Berichtigung unzutreffender Informationen, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wird eines dieser Rechte geltend gemacht, muss das Unternehmen zeitnah reagieren und transparenter über die erfolgte Datenverarbeitung informieren.

Der Privacy Shield ist ein Abkommen zwischen der EU, der Schweiz und den USA, das den sicheren Austausch personenbezogener Daten gewährleisten soll. Es schützt die Daten von EU- und Schweizer Individuen, wenn US-Unternehmen diese verarbeiten. Das Rahmenwerk enthält verbindliche Datenschutzstandards und Kontrollmechanismen. Unternehmen, die teilnehmen, müssen sich selbst zertifizieren und werden in der sogenannten Privacy Shield List geführt. Die Einhaltung wird durch US- und EU-Datenschutzbehörden überwacht, die bei Verstößen Sanktionen verhängen können.

Unternehmen, die dem Privacy Shield beitreten, müssen umfangreiche Datenschutzmaßnahmen einführen. Dazu gehören klare Datenschutzhinweise, die Einschränkung der Nutzung personenbezogener Daten sowie Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten. Transparenz ist essenziell: Unternehmen müssen Betroffene informieren, wie ihre Daten verarbeitet werden, und ihnen bestimmte Rechte einräumen. Teilnehmende Unternehmen verpflichten sich zur Zusammenarbeit mit Data Protection Authorities und zur schnellen Bearbeitung von Beschwerden. Die Einhaltung dieser Vorgaben wird jährlich über die Privacy Shield List überprüft.

Ukrainische Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen für den EU-Markt anbieten oder Daten von EU-Bürgern verarbeiten, benötigen in der Regel einen EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO. Sie sollten sich mit den Grundsätzen der DSGVO vertraut machen, Datenschutzmaßnahmen implementieren und Betroffenenrechte sicherstellen. Die Auswahl eines erfahrenen Partners oder Beraters für Data Protection ist ratsam, um rechtssicher zu agieren. Für Datenübermittlungen in die USA ist zudem auf die Einhaltung von Privacy Shield-Standards oder alternativen Mechanismen zu achten.

EU-Bürger erhalten im Rahmen des Privacy Shield zahlreiche Schutzrechte: Sie können erfahren, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten und können der Verarbeitung widersprechen. Beschwerden können bei den zuständigen Datenschutzbehörden (Data Protection Authorities) eingereicht werden. Zudem gibt es Möglichkeiten zur unabhängigen Streitbeilegung und im Ausnahmefall ein Schiedsverfahren. Eine Übersicht teilnehmender US-Unternehmen findet sich in der Privacy Shield List.

Unternehmen, die am Privacy Shield teilnehmen möchten, müssen sich jährlich selbst zertifizieren. Die Registrierung erfolgt über ein offizielles Online-Portal, wobei die Einhaltung aller Datenschutzanforderungen erklärt und überprüft wird (Self-Certify). Die Unternehmen verpflichten sich, die Vorgaben des Abkommens einzuhalten und tragen sich anschließend in die öffentliche Privacy Shield List ein. Die US-Behörden überwachen die Angaben regelmäßig und fordern bei Verstößen Nachbesserungen oder sprechen Ausschlüsse aus.

Datenschutzbehörden, auch als Data Protection Authorities bezeichnet, überwachen die Einhaltung der Privacy Shield-Vorgaben und dienen als Anlaufstelle für betroffene EU- und Schweizer Individuen. Sie prüfen Beschwerden über Unternehmen, vermitteln bei Streitfällen und können Sanktionen verhängen. Zudem kooperieren sie mit US-Behörden bei der Durchsetzung von Datenschutzrechten. Die Behörden informieren regelmäßig über aktuelle Entscheidungen und unterstützen Unternehmen bei Fragen zur Teilnahme am Programm.

US-Unternehmen, die am Privacy Shield teilnehmen, verpflichten sich zur Einhaltung umfassender Datenschutzregeln. Dazu zählen Transparenz bei der Datenverarbeitung, Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sowie die Wahrung der Betroffenenrechte für EU and Swiss Individuals. Eingehende Beschwerden müssen zügig bearbeitet werden. Unternehmen müssen ihre Selbstzertifizierung jährlich erneuern und bleiben in der Privacy Shield List öffentlich gelistet. Bei Verstößen drohen Ermittlungen und gegebenenfalls der Ausschluss vom Programm.

Datenübermittlungen aus der EU oder der Schweiz in die USA sind über den Privacy Shield abgesichert, sofern das empfangende US-Unternehmen selbstzertifiziert und auf der Privacy Shield List verzeichnet ist. Diese Unternehmen verpflichten sich, europäische Datenschutzstandards einzuhalten und stehen unter der Kontrolle der US- und europäischen Data Protection Authorities. Werden personenbezogene Daten an nicht zertifizierte Unternehmen übertragen, sind alternative Sicherheitsmechanismen – wie Standardvertragsklauseln – notwendig.

Die Nichteinhaltung der im Privacy Shield und der DSGVO geforderten Datenschutzstandards kann zu erheblichen Konsequenzen führen. Unternehmen riskieren Bußgelder, rechtliche Sanktionen und den Ausschluss aus der Privacy Shield List. Auch können Betroffene Schadensersatz verlangen und Beschwerden bei den Datenschutzbehörden (Data Protection Authorities) einreichen. Ein Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern ist oft die Folge und kann zu wirtschaftlichen Einbußen führen.

Zur rechtssicheren Erschließung des EU-Markts sollten ukrainische Unternehmen zunächst die Datenschutzanforderungen der DSGVO analysieren und ein effektives Datenschutzkonzept entwickeln. Die Benennung eines EU-Vertreters gemäß Art. 27 DSGVO ist erforderlich, wenn keine eigene Niederlassung in der EU existiert. Die Einhaltung internationaler Datenschutzabkommen wie dem Privacy Shield (wo anwendbar) ist ebenso wichtig für Datenübermittlungen. Professionelle Beratung und der regelmäßige Abgleich mit aktuellen Regelungen durch Data Protection Authorities bieten zusätzliche Sicherheit.

Ein Verarbeitungsverzeichnis ist eine strukturierte Dokumentation aller Prozesse in einem Unternehmen, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, angepasst oder weitergegeben werden. Es bildet die zentrale Grundlage für die Einhaltung der DSGVO und macht transparent, welche Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden, wer dafür verantwortlich ist, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen den Datenschutz sicherstellen. Das Verzeichnis ist jederzeit auf Anfrage der Datenschutzbehörden vorzulegen.

Alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, sind nach der DSGVO zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen in der EU ansässig ist oder nicht, sofern eine Ausrichtung der Angebote auf den EU-Markt erfolgt. Ausnahmen bestehen nur für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, sofern die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, keine besonderen Risiken bestehen und keine sensiblen Daten betroffen sind.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss mindestens folgende Informationen enthalten: Name und Kontaktdaten des Unternehmens und gegebenenfalls des EU-Vertreters, Zwecke der Datenverarbeitung, Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und betroffenen Personen, etwaige Empfänger, Übermittlungen in Drittstaaten, geplante Speicherfristen sowie eine Beschreibung der eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz. Die Angaben müssen jederzeit nachvollziehbar und aktuell sein.

Verantwortlich für das Verarbeitungsverzeichnis ist der jeweilige Unternehmer, Geschäftsführer oder die nach außen vertretungsberechtigte Person des Unternehmens. Bei Nicht-EU-Unternehmen ohne Niederlassung in der EU übernimmt oft der bestellte EU-Vertreter unterstützende Funktionen, die rechtliche Verantwortung verbleibt jedoch beim Unternehmen selbst. Es ist ratsam, die Verantwortung klar intern zuzuweisen und den Prozess regelmäßig zu kontrollieren.

Das Fehlen oder eine unvollständige Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gilt als schwerer Verstoß gegen die DSGVO. Es können Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus gefährdet eine mangelhafte Dokumentation das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden und kann zu weiteren aufsichtsrechtlichen Maßnahmen führen.

Das Verarbeitungsverzeichnis lässt sich in wenigen Schritten erstellen: Erfassen Sie zunächst alle Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Unternehmen. Dokumentieren Sie dann für jeden Vorgang Zweck, Datenkategorien, betroffene Personen, Empfänger, Speicherfristen und die technischen sowie organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Die DSGVO verlangt eine regelmäßige Aktualisierung. Die Erstellung kann manuell, mithilfe spezialisierter Datenschutz-Tools oder unter Einbindung eines Datenschutzexperten erfolgen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu zählen unter anderem Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten, aber auch Standortdaten, Online-Kennungen sowie besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten. Sobald ein Bezug zu einer Person besteht – direkt oder indirekt –, fallen die Daten unter den Schutz der DSGVO und müssen entsprechend gesichert und dokumentiert werden.

Ausnahmen von der Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses bestehen für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, sofern die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, keine besonderen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bestehen und keine sensiblen oder strafrechtlich relevanten Daten verarbeitet werden. Werden regelmäßig Daten verarbeitet oder bestehen besondere Risiken, entfällt die Ausnahme und ein Verzeichnis ist dennoch zwingend zu führen.

Ein transparent geführtes Verarbeitungsverzeichnis stärkt das Vertrauen von Partnern und Kunden, indem es die Einhaltung der DSGVO und den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten nachweist. Unternehmen, die offen über ihre Datenschutzmaßnahmen kommunizieren, können dies gezielt für ein positives Image einsetzen und sich vom Wettbewerb abheben. Damit wird Datenschutz zum klaren, glaubwürdigen Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Im Rahmen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind alle Maßnahmen zu dokumentieren, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen. Dazu zählen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Datensicherung, Protokollierungen, Schulungen für Mitarbeitende, Authentifizierungsverfahren und organisatorische Richtlinien. Die Dokumentation muss beschreiben, wie Risiken minimiert und die Anforderungen der DSGVO praktisch umgesetzt werden. Auch Notfall- und Wiederherstellungsverfahren sollten enthalten sein.

Das Recht auf Datenportabilität ist ein zentrales Betroffenenrecht der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Es ermöglicht betroffenen Personen, ihre personenbezogenen Daten, die sie einem Unternehmen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem können sie verlangen, dass die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen werden. Das Ziel ist, die Kontrolle der Nutzer über ihre Daten zu stärken und einen einfachen Wechsel zwischen Dienstleistern zu ermöglichen.

Die Datenportabilität ist in der Datenschutzgrundverordnung, konkret in Artikel 20 DSGVO, geregelt. Dieses Recht ergänzt und präzisiert die Betroffenenrechte im europäischen Datenschutzrecht. Der Anspruch besteht stets dann, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten automatisiert erfolgt und entweder auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht. Dazu kommen die allgemeinen Grundsätze der DSGVO, wie Rechtmäßigkeit, Transparenz und Sicherheit bei der Datenübertragung.

Voraussetzungen sind, dass die Datenverarbeitung automatisiert erfolgt ist und auf einer Einwilligung der betroffenen Person oder einem Vertrag basiert. Das Recht betrifft ausschließlich personenbezogene Daten, die die betroffene Person dem Verantwortlichen direkt bereitgestellt hat. Eine Datenübertragung ist ausgeschlossen, wenn die Rechte und Freiheiten Dritter beeinträchtigt werden könnten. Nur dann kann das Recht auf Datenportabilität vollständig geltend gemacht werden.

Es werden ausschließlich personenbezogene Daten übertragen, die die betroffene Person dem Verantwortlichen „bereitgestellt“ hat. Dazu zählen Angaben wie Name, Adresse, Nutzernamen, aber auch Daten aus der Nutzung von Diensten, etwa Transaktions- oder Kommunikationsdaten, sofern sie vom Nutzer aktiv zur Verfügung gestellt wurden. Nicht erfasst sind daraus abgeleitete, durch Analyse generierte oder anonymisierte Daten.

Vom Recht auf Datenportabilität ausgeschlossen sind personenbezogene Daten, die vom Verantwortlichen durch eigene Auswertungen oder Analysen erstellt wurden (z. B. Nutzerprofile, Bewertungen). Ebenfalls ausgenommen sind anonymisierte Daten, die keinen Personenbezug mehr aufweisen, sowie Daten, die unbedingt für die Wahrung der Rechte und Freiheiten Dritter erforderlich sind. Nur selbst bereitgestellte Daten fallen unter dieses Recht.

Die Daten müssen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt werden, beispielsweise als CSV- oder XML-Datei. Unternehmen, die unter die Datenschutzgrundverordnung fallen, sind verpflichtet, Interoperabilität zwischen Systemen zu ermöglichen, soweit dies technisch machbar ist. Außerdem müssen bei der Datenübertragung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit getroffen werden.

Das Recht auf Datenportabilität gibt den betroffenen Personen die Möglichkeit, ihre personenbezogenen Daten direkt zu übertragen oder übertragen zu lassen. Im Gegensatz dazu ermöglicht das Auskunftsrecht lediglich die Einsicht in gespeicherte Daten, und das Recht auf Löschung verpflichtet zur Entfernung der Daten. Datenportabilität setzt also einen Übertragungsmechanismus voraus und dient dem Wettbewerb sowie der Nutzerautonomie.

Betroffene Personen können ihr Recht auf Datenportabilität direkt beim Verantwortlichen geltend machen, beispielsweise per E-Mail oder über das bereitgestellte Kontaktformular, unter Angabe, welche personenbezogenen Daten übertragen werden sollen und wohin. Das Unternehmen muss innerhalb eines Monats reagieren und die Daten in dem vorgegebenen Format bereitstellen oder an einen Dritten übertragen, sofern keine rechtlichen Einwände bestehen.

Die Datenübertragung ist nicht zulässig, wenn dadurch Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Besonders zu beachten sind Geschäftsgeheimnisse sowie Datenschutz und Vertraulichkeit Dritter. Das Recht auf Datenportabilität darf nicht dazu führen, dass schutzwürdige Interessen von Unternehmen oder Dritten verletzt werden. In der DSGVO sind diese Schutzmechanismen ausdrücklich vorgesehen.

Verstöße gegen das Recht auf Datenportabilität können gemäß der DSGVO mit erheblichen Bußgeldern geahndet werden. Je nach Schwere des Verstoßes sind Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes möglich. Zusätzlich drohen Reputationsschäden und der Verlust des Vertrauens von Kunden und Geschäftspartnern. Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist daher unerlässlich.

Das Datenschutzgesetz der Ukraine regelt seit 2010 den Umgang mit personenbezogenen Daten und legt Anforderungen an deren Erhebung, Verarbeitung und Speicherung fest. Mehrere Gesetzesänderungen – zuletzt Anpassungen an die Vorgaben der DSGVO – sorgen für eine stetige Annäherung an europäische Standards. Das Gesetz unterscheidet verschiedene Datenkategorien, sieht Pflichten für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter vor und definiert individuelle Betroffenenrechte. Ergänzt wird das Datenschutzgesetz durch Verordnungen zur Datensicherheit, dem Verarbeitungsverzeichnis und besondere Vorschriften für elektronische Kommunikation.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Namen, Kontaktdaten, Geburtsdatum oder Adressen. Als sensible Daten gelten besonders schützenswerte Informationen, darunter Angaben zur Gesundheit, ethnischen Herkunft, politischen Meinungen, religiösen Überzeugungen oder biometrische Daten. Die Verarbeitung dieser Daten ist nach dem ukrainischen Datenschutzgesetz und entsprechend der DSGVO nur unter strengeren Bedingungen zulässig, um das Recht auf Privatsphäre konsequent zu schützen.

Die Überwachung und Durchsetzung des Datenschutzgesetzes liegt in der Ukraine beim Ombudsmann (Vertrauensperson des Parlaments für Menschenrechte). Die Behörde bearbeitet Beschwerden, kontrolliert Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung des Schutzes personenbezogener Daten und setzt Maßnahmen bei Rechtsverstößen um. Für Unternehmen dient der Ombudsmann als zentrale Anlaufstelle zur Klärung datenschutzrechtlicher Fragen und ist vergleichbar mit einer europäischen Aufsichtsbehörde gemäß der DSGVO.

Das aktuelle ukrainische Datenschutzgesetz verlangt die Anmeldung bestimmter risikoreicher Datenverarbeitungen, insbesondere wenn sensible Daten verarbeitet werden. Die Meldung muss vor Beginn der Verarbeitung beim Ombudsmann erfolgen. Enthalten sind Angaben zum Verarbeitungsverzeichnis, zur Kategorie der Daten und zu den technischen sowie organisatorischen Maßnahmen. Eine Pflicht zur systematischen Registrierung aller Verarbeitungsvorgänge, wie sie die DSGVO vorsieht, besteht bislang in der Ukraine nicht für alle Unternehmen.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist im ukrainischen Datenschutzgesetz nicht grundsätzlich für jedes Unternehmen vorgeschrieben, kann jedoch im Falle umfangreicher Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten verpflichtend werden. Aufgaben umfassen die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Beratung zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde und betroffenen Personen. Rollen und Verantwortlichkeiten ähneln den Vorgaben der DSGVO.

Für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Ukraine grundsätzlich die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich, sofern keine andere gesetzliche Grundlage vorliegt. Die Einwilligung muss speziell, informiert und freiwillig erfolgen. Es ist verpflichtend, den Zweck der Datenverarbeitung klar zu benennen. Unternehmen, die beispielsweise Marketing-E-Mails versenden, müssen gesonderte Einwilligungen einholen. Die DSGVO-Standards zur Transparenz und Widerrufbarkeit finden sich zunehmend im ukrainischen Datenschutzrecht.

Die grenzüberschreitende Übermittlung personenbezogener Daten aus der Ukraine ist nur unter bestimmten Bedingungen zulässig. Empfängerstaaten müssen ein angemessenes Datenschutzniveau bieten oder geeignete Garantien bereitstellen, ähnlich wie in der DSGVO geregelt. Bei Datenübertragungen in die Europäische Union gilt ein hohes Schutzniveau als Voraussetzung. Unternehmen sollten Sicherungsmaßnahmen dokumentieren, insbesondere bei globalen Datenflüssen oder bei Transfers außerhalb der EU.

Das ukrainische Datenschutzgesetz schreibt vor, personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. Hierzu zählen der Schutz vor unbefugtem Zugriff, die Gewährleistung der Integrität und Vertraulichkeit sowie die regelmäßige Überprüfung von IT-Systemen. Unternehmen sollten ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis führen, Mitarbeiterschulungen durchführen und den datenschutzgerechten Zugriff auf Systeme streng reglementieren. Diese Vorgaben orientieren sich an den Standards der DSGVO.

Im Falle einer Datenschutzverletzung müssen Unternehmen nach ukrainischem Recht unter bestimmten Voraussetzungen eine Meldung an den Ombudsmann abgeben und betroffene Personen informieren. Diese Pflicht besteht insbesondere, wenn ein Risiko für die Rechte oder Freiheiten der betroffenen Personen besteht. Die Meldung sollte unverzüglich erfolgen und Angaben zur Art der Verletzung, zu den betroffenen Daten und ergriffenen Gegenmaßnahmen enthalten.

Die Durchsetzung des Datenschutzgesetzes erfolgt in der Ukraine durch den Ombudsmann und die Gerichte. Bei Verstößen drohen Geldbußen, Anordnungen zur Änderung der Verarbeitung oder temporäre Verbote. Die Sanktionshöhe orientiert sich an der Schwere des Verstoßes und der Art der betroffenen personenbezogenen Daten. Zusätzlich können zivilrechtliche Ansprüche betroffener Personen auf Schadensersatz entstehen. Die Ausgestaltung der Sanktionen wurde schrittweise an die Praxis der DSGVO angepasst.

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) sind Schutzvorkehrungen, die Unternehmen gemäß DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen müssen. Dazu zählen sowohl technische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Zugriffsbeschränkungen als auch organisatorische Regelungen wie interne Richtlinien, Verantwortlichkeitsregelungen und Mitarbeiterschulungen. Ziel der TOM ist es, ein angemessenes Datenschutzniveau und Datensicherheit zu gewährleisten und DSGVO-konform zu handeln. TOM sind je nach Unternehmensgröße und Risikolage individuell anzupassen und regelmäßig zu überprüfen.

Zu den technischen Maßnahmen im Rahmen der TOM zählen unter anderem Verschlüsselungstechnologien, Firewalls, Zugangsbeschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Software-Updates und sichere Passwörter. Auch die Sicherung von Netzwerken, automatische Daten-Backups sowie der physische Schutz von Serverräumen und IT-Infrastruktur sind essenziell. Diese Maßnahmen gewährleisten einen wirksamen Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust oder -manipulation und sichern die Datensicherheit nachhaltig ab.

Organisatorische Maßnahmen umfassen die Einführung und Umsetzung interner Datenschutzrichtlinien, die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten, regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende sowie die Überwachung und Dokumentation datenschutzrelevanter Prozesse. Auch das Management von Auftragsverarbeitungsverträgen und die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen zählen dazu. Ziel der organisatorischen Maßnahmen ist, die Einhaltung der Datenschutzanforderungen im täglichen Geschäftsbetrieb zu sichern und DSGVO-konforme Abläufe zu gewährleisten.

Zur DSGVO-konformen Umsetzung der TOM sollten Unternehmen zunächst eine Risikoanalyse durchführen, relevante Schutzmaßnahmen definieren und entsprechend der individuellen Gefährdungslage umsetzen. Wichtig ist zudem die klare Dokumentation aller Maßnahmen, regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit sowie die kontinuierliche Anpassung an neue technische und gesetzliche Entwicklungen. Die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter ist zentral, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit nachhaltig zu verankern.

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, alle getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen ausführlich zu dokumentieren. Die Dokumentation muss den Stand der Technik, die Schutzziele sowie die Verantwortlichkeiten und die Überprüfungsintervalle detailliert darlegen. Diese Nachweise sind auf Anfrage der europäischen Datenschutzbehörden vorzulegen. Eine lückenlose Dokumentation dient als Nachweis, dass das Unternehmen seiner Rechenschaftspflicht nachgekommen ist und die DSGVO-konforme Umsetzung der Datensicherheit gewährleistet.

Das Verhältnismäßigkeitsprinzip besagt, dass Umfang und Intensität der technisch-organisatorischen Maßnahmen an die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Datenverarbeitung sowie das Risiko für die Rechte der betroffenen Personen angepasst werden müssen. Unternehmen müssen Maßnahmen wählen, die den Schutz der personenbezogenen Daten angemessen und wirtschaftlich vertretbar sicherstellen. Übermäßige oder unzureichende Maßnahmen gilt es zu vermeiden, um eine effiziente und risikoorientierte Datensicherheit zu gewährleisten.

Die Risikoanalyse bewertet mögliche Gefahren und Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Unternehmen sollten analysieren, welche Daten verarbeitet werden, wie sensibel diese sind und welche potenziellen Bedrohungen existieren. Basierend auf dieser Bewertung werden angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ausgewählt, um die identifizierten Risiken zu minimieren. Die Risikoanalyse sollte regelmäßig wiederholt werden, insbesondere bei Veränderungen der Verarbeitung oder des Geschäftsbetriebs.

Die Verantwortung für die Umsetzung und Überwachung der TOMs liegt bei der Unternehmensleitung. Häufig wird ein Datenschutzbeauftragter benannt, der die Einhaltung der DSGVO-konformen Maßnahmen koordiniert und kontrolliert. Auch die einzelnen Fachabteilungen sollten in die Umsetzung eingebunden sein, um eine ganzheitliche Datensicherheit zu gewährleisten. Die Geschäftsführung ist letzten Endes rechenschaftspflichtig gegenüber den Aufsichtsbehörden und muss die ordnungsgemäße Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen sicherstellen.

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Umsetzung angemessener technisch-organisatorischer Maßnahmen kann empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Die DSGVO sieht Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Zusätzlich können Reputationsverluste, Haftungsansprüche und Vertrauensverlust bei Kunden entstehen. Daher ist es essenziell, den Datenschutz und die Datensicherheit im Unternehmen konsequent umzusetzen und alle Vorgaben nachweislich einzuhalten.

Beispiele für technische Maßnahmen sind Datenverschlüsselung, Firewalls, Zugriffskontrollen, Virenschutzprogramme und sichere WLAN-Netzwerke. Organisatorische Maßnahmen umfassen die Etablierung klarer Zugriffsrechte, Durchführung von Datenschutzschulungen, Erstellung von Notfall- und Löschkonzepten sowie das regelmäßige Auditieren der bestehenden Maßnahmen. Gemeinsam ermöglichen diese Maßnahmen, die DSGVO-Anforderungen effektiv und nachhaltig im Unternehmen zu erfüllen und ein hohes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Binding Corporate Rules (BCR) sind verbindliche Datenschutzregelungen, die multinationale Unternehmen für den konzerninternen Umgang mit personenbezogenen Daten aus der EU anwenden. Sie definieren verbindliche Standards für den Schutz von Daten, wenn diese innerhalb eines Firmenverbunds, beispielsweise zwischen Niederlassungen in verschiedenen Ländern, übermittelt werden. BCR werden von Datenschutzbehörden genehmigt und ersetzen Standardvertragsklauseln oder andere Mechanismen beim internationalen Datentransfer innerhalb eines Konzerns. Ziel ist, ein einheitlich hohes Datenschutzniveau unabhängig vom Standort zu gewährleisten.

Binding Corporate Rules ermöglichen den rechtssicheren internationalen Datentransfer innerhalb eines Konzerns, auch außerhalb der EU. Sie legen datenschutzrechtliche Vorschriften für alle verbundenen Unternehmen weltweit verbindlich fest. Sind die BCR genehmigt, können Daten unter Einhaltung dieser Regeln beispielsweise aus der EU an Standorte in Ländern wie den USA oder die Ukraine übermittelt werden, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen. Voraussetzung ist, dass alle Standorte nach denselben Datenschutzgrundsätzen handeln.

Binding Corporate Rules bieten Unternehmen eine einheitliche, unternehmensweite Lösung für den Schutz personenbezogener Daten bei konzerninternen Transfers. Sie erhöhen die Rechtssicherheit, vereinfachen Prozesse und stärken das Vertrauen von Geschäftspartnern sowie Kunden in den eigenen Datenschutz. Unternehmen genießen zudem Wettbewerbsvorteile, da sie sich gegenüber Behörden und Auftraggebern als datenschutzkonform positionieren können. BCR reduzieren den Verwaltungsaufwand im Vergleich zu einzelnen Standardvertragsklauseln für jede Datenübermittlung.

Binding Corporate Rules richten sich an internationale Unternehmensgruppen oder Konzerne, deren Einheiten personenbezogene Daten aus der EU oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) untereinander übermitteln. Auch ukrainische Konzerne oder andere Nicht-EU-Unternehmen ohne Niederlassung in der EU können BCR nutzen, wenn sie regelmäßig personenbezogene Daten von EU-Bürgern konzernintern verarbeiten und nachweisen möchten, dass diese Transfers datenschutzkonform ablaufen.

Binding Corporate Rules bedürfen der Zustimmung durch die zuständigen europäischen Datenschutzbehörden. Dazu reichen Unternehmen ihre BCR zusammen mit umfangreichen Nachweisen zur Umsetzung bei einer federführenden Datenschutzaufsichtsbehörde ein. Diese prüft die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen. Nach positiver Bewertung erfolgt eine Konsultation weiterer betroffener Behörden im sog. Kohärenzverfahren. Erst nach formeller Genehmigung sind die BCR als Rechtsgrundlage für konzerninterne Datenübermittlungen gültig.

Unternehmen müssen im Rahmen der Binding Corporate Rules detaillierte Datenschutzgrundsätze implementieren, unter anderem Transparenzpflichten, Betroffenenrechte, Sicherheitsmaßnahmen sowie Haftungs- und Durchsetzungsmöglichkeiten für betroffene Personen. Zusätzlich ist ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Regelungen erforderlich. Alle Mitarbeiter müssen geschult werden. Die BCR müssen für jede konzernangehörige Gesellschaft verbindlich sein und die Einhaltung auch gegenüber EU-Bürgern durchsetzbar machen.

Binding Corporate Rules stellen sicher, dass personenbezogene Daten von EU-Bürgern auch außerhalb der EU nach den Standards der DSGVO verarbeitet werden. Sie verpflichten alle beteiligten Stellen im Konzern, technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen umzusetzen, Informationspflichten gegenüber Betroffenen zu erfüllen und Betroffenenrechte – wie Auskunft oder Löschung – zu gewährleisten. Durch interne Prüfmechanismen und durchsetzbare Rechte für Betroffene bleibt ein hohes Datenschutzniveau auch bei internationalen Datentransfers erhalten.

Im Gegensatz zu Standardvertragsklauseln oder dem Privacy Shield sind Binding Corporate Rules speziell für konzerninterne Datenübermittlungen konzipiert. Sie gelten verbindlich für alle Unternehmensteile weltweit. Während einzelne Mechanismen wie Standardvertragsklauseln für jeden Datentransfer separat abgeschlossen werden müssen, bieten BCR eine konzernweite, einheitliche Lösung. Sie sind individuell auf den Konzern zugeschnitten, aufwendiger in der Implementierung, bieten aber einen nachhaltigen, flexiblen und rechtskonformen Rahmen.

Binding Corporate Rules sind besonders relevant, wenn personenbezogene Daten konzernübergreifend, etwa an ukrainische Konzerne oder Niederlassungen, übermittelt werden. Da die Ukraine nicht zur EU gehört und auch kein Angemessenheitsbeschluss besteht, braucht es für Datenübermittlungen besondere Garantien. BCR gewährleisten, dass auch bei Datenübertragungen in die Ukraine alle Datenschutzstandards der EU eingehalten werden. Sie bieten rechtliche Sicherheit und helfen Unternehmen, Bußgelder und Sanktionen zu vermeiden.

Unternehmen starten mit einer Analyse aller internen Datenflüsse und Geschäftsbereiche, die an internationalen Datentransfers beteiligt sind. Anschließend werden konzernweit verbindliche Datenschutzregelungen entwickelt, die die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Interne Prozesse, Schulungen und Kontrollmechanismen werden etabliert. Nach Erstellung und interner Abstimmung der BCR erfolgt die Einreichung zur Genehmigung bei der federführenden EU-Datenschutzbehörde. Erst nach Abschluss des Verfahrens dürfen die BCR als Grundlage für konzerninterne Datenübermittlungen genutzt werden.

Compliance Management umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, mit denen Unternehmen sicherstellen, dass sie interne Vorgaben und externe gesetzliche Anforderungen – etwa nach DSGVO oder NIS2 – einhalten. Gerade für Nicht-EU-Unternehmen ist dies relevant, wenn sie personenbezogene Daten europäischer Bürger verarbeiten oder Dienstleistungen im EU-Raum anbieten. Ein funktionierendes Compliance Management schützt vor hohen Bußgeldern, Reputationsschäden und rechtlichen Risiken. Zudem schafft es interne Klarheit und erhöht das Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Unternehmen ohne Sitz in der EU, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen. Darüber hinaus können weitere Regelungen greifen, wie z. B. die NIS2-Richtlinie für IT-Sicherheit oder das IT-Sicherheitsgesetz 2.0. Die Einhaltung dieser Gesetze ist essenziell, um einen rechtssicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und der IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

Ein Compliance Management System stellt sicher, dass alle relevanten Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz eingehalten werden. Es identifiziert Risiken, definiert klare Handlungsanweisungen und sorgt dafür, dass Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Audits umgesetzt werden. Damit hilft das CMS, Datenverluste und Datenschutzverletzungen nach DSGVO oder NIS2 zu verhindern und schafft eine solide Grundlage für nachhaltige Datensicherheit.

Der Compliance Officer ist für die Überwachung und Steuerung aller Compliance-Prozesse verantwortlich. Er sorgt dafür, dass aktuelle Vorschriften eingehalten, Risiken frühzeitig erkannt und Schulungen im Bereich Datenschutz sowie Datensicherheit durchgeführt werden. Zudem fungiert er als Ansprechpartner für Behörden und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen wie der DSGVO oder der NIS2-Richtlinie.

Die kontinuierliche Überwachung erfolgt durch regelmäßige interne Audits, automatisierte Kontrollsysteme und laufende Risikoanalysen. Der Compliance Officer prüft fortlaufend, ob Mitarbeiter und Prozesse mit gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. der DSGVO oder NIS2, konform arbeiten. Abweichungen werden dokumentiert, analysiert und zeitnah behoben, um Compliance-Verstöße rechtzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Non-Compliance, also die Missachtung gesetzlicher Vorschriften wie DSGVO oder NIS2, bringt erhebliche Risiken mit sich. Mögliche Folgen sind hohe Bußgelder, Schadensersatzforderungen, strafrechtliche Konsequenzen sowie Reputationsverlust im Markt. Darüber hinaus kann die Verweigerung der Zusammenarbeit durch Geschäftspartner und Kunden drohen. Effektives Compliance Management schützt Unternehmen gezielt vor diesen Risiken.

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht Mitarbeitern und externen Partnern, Compliance-Verstöße oder Verdachtsfälle anonym und sicher zu melden. Somit unterstützt es eine offene Unternehmenskultur und sorgt dafür, dass Fehler oder Missstände frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies stärkt die Rechtssicherheit, verbessert die Datensicherheit und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung von Compliance-Anforderungen bei.

Zunächst erfolgt eine ausführliche Risikoanalyse, gefolgt von der Erstellung und Umsetzung von Richtlinien nach DSGVO und NIS2. Regelmäßige Schulungen, die Einbindung eines Compliance Officers, der Aufbau eines Hinweisgebersystems sowie die Einführung eines CMS sind weitere wichtige Schritte. Laufende Überwachung und Anpassung der Prozesse gewährleisten eine nachhaltige Compliance und schützen Unternehmenswerte langfristig. Wie werden Compliance-Verstöße sicher und anonym gemeldet?